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背景调查
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工作细节
标题: | 财务援助/记录行政助理 |
发布日期: |
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申请日期: |
05/30/2024
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应用现状: |
位置满了
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职位类型: | 全职 |
工资: |
每年31900美元
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工作时间:
这个职位的工作时间通常为7小时.每天5小时(周一至周五),不包括半小时或1小时的午餐时间. 这些工作时间应由主管和员工在雇佣之初商定. 工作时间可根据部门需要延长或调整.
注意: 这个职位有时需要在晚上或周末工作,员工需要提前通知.
简介:
为财务援助主任/注册主任和助理提供行政支持. 以相当的独立性和裁量权向财务援助主任/注册主任报告办公室的日常活动, 并在执行指定职责时作出正确的判断. 履行分配的职责, 职责, 和任务根据既定的做法, 程序, 技术, 以安全、有效的方式和最少的监督来制定标准. 处理敏感信息和保持机密性的能力是必不可少的. 此外, 驻扎在财政援助/IT实验室, 该职位将根据需要协调经济援助申请和学生技术转介给IT的援助. 这包括管理实验室的流程和服务,以保证及时和令人满意的解决方案, 从而提高学生在学校的整体体验和支持.
主要职责:
- 接待并协助访客和来电者,将他们介绍给主管或其他人. 以专业和外交的方式处理有挑战性的学生互动, 在任何时候都要保持一个平静、礼貌的办公环境. 以外交方式处理投诉和冲突,以化解潜在的不稳定局势.
- Manage the day-to-day activities of the office; maintain files, 电话及邮寄名单, payroll and necessary office supplies; monitor office expenditures to assure purchases are within budget.
- 接听和接听主管的电话, 安排电话会议, 准备旅行计划, 预订, 安排约会和管理财务援助主任/注册主任的日程.
- 编制和打印统计报告. 根据需要准备部门报告,董事会报告和其他报告.
- Prepare and coordinate the correspondence from the unit including newsletters; mail merges, 大部分邮件, 透过学生资讯系统(同事)派发的大量电邮、短信及通讯.
- 协调和安排会议, 准备议程, 储备和准备设施, 记录并抄写会议记录.
- 复印信件或其他印刷材料. 准备外发邮件和信件,包括电子邮件和传真. 订购和维护用品,安排设备维修. 保持必要的纸质和电子表格的库存.
- 协助维持区域预算, 管理部门的采购订单和现金报销.
- 协助各种特殊事件,活动,分配的任务和项目.
- 对所有与财务援助主任/注册主任有关的事宜(包括组织计划)保密, 学生行为及相关事宜, 工资福利, 人事方面.
- 根据管理层的指示,对各种询问、关注和要求作出回应.
- 进行研究,编写和创建统计报告.
- 协助协调财政援助申请援助和学生技术转介到IT的流程,作为按需服务(驻扎在财政援助实验室).
- 记录实验室内的服务,确保有效解决和满意的结果.
- 完成分配的其他与工作相关的职责.
监管责任:
没有一个
资格:
成功地完成这项工作, 个人必须能够圆满地履行每一项基本职责. 下面列出的要求代表了所需的知识、技能和/或能力. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能.
教育及/或工作经历:
要求:
- 副学士学位(本科. A.)
- 必须在一年内完成唐·雷利学院或同等培训
- 熟练使用Word、Excel、Outlook等办公软件
- 有在社区大学或教育机构工作的经验,或有两年以上的高层管理经验
首选:
- 桌面出版经验
- 双语英语/西班牙语
计算机技能:
成功地完成这项工作, 个人应能熟练使用文字处理软件, 电子表格软件, 并会使用互联网软件. 除了, 个人必须能够学习使用数据库软件和学院ERP系统(Ellucian Colleague).
其他技能和能力:
必须能够在有限的监督下工作, 承担责任和主动解释学院的政策, 程序和议价协议. 必须在压力下工作,能够在规定的期限内完成工作,并具有出色的组织能力. 必须能够与学院各级人员和公众建立并保持积极的工作关系.
沟通技巧:
阅读能力, 分析, 并翻译一般商业期刊, 专业期刊, 技术规程, 或者政府法规. 能够撰写报告和日常信函. 能够有效地提供信息并回答管理员提出的问题, 校董会成员, 雇员和/或学生和公众.
数学技能:
添加能力, 减去, 乘, 然后除以所有的度量单位, 使用整数, 常见的分数, 和小数. 能够计算比率,比率和百分比,并绘制和解释条形图.
推理能力:
有能力解决实际问题,并在只有有限的标准化存在的情况下处理各种具体变量. 能够理解以书面、口头、图表或时间表形式提供的各种指令.
物理的要求:
这里描述的身体需求代表了员工要成功地完成这项工作的基本职能所必须满足的要求. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能.
在履行这项工作的职责时,员工经常被要求说话或倾听. 员工经常被要求站着,坐着,用手和胳膊伸手. 员工是 偶尔需要走路、弯腰、跪下、蹲下或爬行. 员工必须偶尔举起或移动25磅的重量.
工作环境:
这里描述的工作环境特征代表了员工在执行这项工作的基本职能时所遇到的环境特征. 可以提供合理的便利,使残疾人能够履行基本职能. 工作环境中的噪音水平通常是适中的.